Geen vraag te gek
088 973 06 00

Alles over leveringen en annuleringen in de woon- en bruidsmodebranche

In verband met mogelijke leverproblemen vanuit gebieden die zijn getroffen door het coronavirus, kan onzekerheid ontstaan of bestelde goederen nog wel op tijd worden geleverd. De producent/leverancier kan zich vanwege overheidsmaatregelen om verspreiding van het virus te voorkomen mogelijk beroepen op overmacht.

Direct naar:


Dringend appèl op partijen in de bedrijfskolom

In deze onverwachte, uitzonderlijke en ongekende zware tijd doen diverse organisaties (INretail, Modint, ANWR-GARANT, CBM, FGHS, FNLS, VIMAGRO) een dringend beroep op alle spelers in de diverse schakels in de keten om nu de handen in een te slaan. Lees meer over de oproep tot onderlinge solidariteit en coulance.

Ondertussen zien we al mooie voorbeelden van leveranciers die meedenken om de sector gezond te houden. Vanzelfsprekend krijgen we ook bericht dat leveranciers niet kunnen of willen meebewegen, bv. omdat ze zelf geen financiële ruimte hebben. Onderstaande mooie voorbeelden kunnen een opening zijn om zelf (duidelijke) afspraken te maken met jouw leverancier(s).

Allereerst zijn er deze 2 links welke de minimale en creatieve basis vormen om samen in de keten de pijn te verdelen.

  1. https://www.inretail.nl/nieuws/bericht-aan-partijen-in-de-bedrijfskolom/
  2. https://www.inretail.nl/nieuws/gezamenlijke-suggesties-voor-verdeling-van-pijn-in-de-keten/

Buiten het feit dat er vanuit de merken/leveranciers zelf al zeer royale tegemoetkomingen zijn aangeboden, zijn er helaas aan de andere kant ok minder meedenkende merken/leveranciers. Omdat  ze niet willen of gewoonweg niet kunnen. Maar we zien dit overigens ook andersom.

De meeste afspraken zijn vooral bekend bij de deelmarkten welke onder dames- en herenmode vallen. Bij kindermode verschillen deze overigens niet veel anders.

Mijn merk wil gewoon de (hoog)zomer collectie uitleveren terwijl ik meer dan voldoende voorraad heb?

Leveranciers geven doorgaans korting en wijzen wel op de verplichting van afname van de ( restant) zomer order

Mijn merk schuift enkele items door naar een volgend passend seizoen?

Enkele collecties keren vaker terug waarbij deze items niet hoeven afgeprijsd. Bij de volgende inkoopronde zou je deze dus kunnen aanvullen ipv alle “regels” opnieuw invullen daarnaast zijn er de bekende NOOS items die sommige merken hebben uitgebreid.

Mijn merk wil nu geen (hoog)zomer collectie uitleveren terwijl ik deze juist nu wel kan verkopen?

Leveranciers houden de nog te leveren programma’s voor zomer 2020 vast en gaan die uitleveren in zomer 2021. Vaak zijn er andere tussencollecties die dit voor een deel kunnen opvangen.

Mijn merk heb ik gevraagd om de order voor najaar/winter 2020 deels te annuleren. Moeten zij dit accepteren?

Er zijn leveranciers die gedeeltelijke annuleringen van de winterorders accepteren. Dat hoeft overigens niet, maar praat hierover met jouw accountmanager. Van veel merken heb ik vernomen dat zij sowieso hebben geanticipeerd op hoeveel orders.

Mijn merk zegt dat hij niet veel voor mij kan doen, dat hij zelf ook de dupe is van deze situatie.

Uiteraard zitten we hier allemaal in, ook de merken. Merk/leveranciers kunnen soms niets doen omdat ze zelf geen financiële ruimte hebben; Agenten staan machteloos en dienen zich te houden aan de regels van de fabrikant in het buitenland, die geen ruimte geeft.

Overige voorbeelden:

  • Leveranciers trekken lopende incasso procedures van orders in welke binnen de coronaperiode zijn uitgeleverd. Verder zijn valuta data verlengt.
  • Leveranciers trekken met elkaar op richting dealers om samen een oplossing te vinden
  • Enkele merken en levaranciers halen de hoog-zomer collectie eruit en bieden betalingscondities, 30 dagen incl betalingskorting of 60 dagen netto en/of bieden een korting aan op de hoog-zomer collectie. 
  • Sommige merken ruilen om of nemen stuks terug indien noodzakelijk, korte termijn en vooral praktisch is het actualiseren van de collectie. Soms staat bij deze omruilingen tegenover dat er ook najaarsleveringen worden afgenomen.

 

Daarnaast kijken we naar een branchespecifiek pakket met maatregelen, waar we in de keten gezamenlijk in willen optrekken. Meer informatie volgt binnenkort.

Hoe te handelen in diverse relaties en situaties

Hieronder hebben wij de relatie met leveranciers en consumenten beschreven, en daarna de situatie dat je klem zit tussen de leverancier en de consument.

1. Leveranciers

Laten wij beginnen met het uitspreken van onze voorkeur voor het oplossen van problemen in de keten. De hele branche heeft last van hetzelfde probleem. Het klakkeloos opeisen van rechten gaat naar onze mening niet tot oplossingen maar tot geschillen en misschien faillissementen leiden. Daar is niemand bij gebaat. Zie ook het bericht hierboven over de oproep aan partijen in de bedrijfskolom tot solidariteit en coulance. De informatie hieronder is juridisch en kan van pas komen als er geen medewerking wordt verkregen van jouw leverancier.

Informeer naar verwachting van de leverancier/producent

In een situatie als deze is het verstandig om de producent/leverancier te vragen naar de verwachtingen over de leveringen. Stel de leverancier/producent vragen  over het wel of niet kunnen uitleveren van goederen. INretail heeft een Engelstalige en Nederlandstalige brief beschikbaar gesteld maar die heeft geen specifiek rechtsgevolg. De leverancier/producent is daarmee niet verplicht om op deze brief te reageren. Toch moet de leverancier/producent uit oogpunt van zorgvuldigheid wel zo snel mogelijk berichten over het uitblijven van de prestatie.

Engelse voorbeeldbrief

Nederlandse voorbeeldbrief

Engelse voorbeeldbrief (bruidsmode)

Nederlandse voorbeeldbrief (bruidsmode)

Achterhouden tegenprestatie en ontbinding

Als er sprake is van overmacht (zie ook de volgende paragraaf) dan kun je van de producent/leverancier niet verlangen om alsnog na te komen (te leveren), noch schadevergoeding vorderen. De betaling van de koopsom mag je achterhouden of je kunt de overeenkomst ontbinden als de prestatie niet tijdig wordt verricht. 

Soms voorzien de voorwaarden ook in een annuleringsmogelijkheid. Dit is een contractuele mogelijkheid om onder een overeenkomst uit te komen, maar daar zijn doorgaans wel voorwaarden aan verbonden. Wees voorzichtig met het gebruik van de term ‘annuleren’, omdat de contractuele gevolgen anders kunnen zijn dan de wettelijke of contractuele gevolgen bij een ‘ontbinding’ vanwege een tekortkoming (als gevolg van de overmacht).

De leverancier kan zich mogelijk beroepen op overmacht

Overmacht is volgens het Nederlands Burgerlijk Wetboek een tekortkoming die niet is te wijten aan de schuld van de producent/leverancier waardoor deze tekortkoming niet voor risico van de producent/leverancier is.

Van belang is om na te gaan welke voorwaarden op de order van toepassing zijn. Mogelijk is er een clausule opgenomen waarin is bepaald wanneer er sprake is van overmacht en welke gevolgen dat met zich meebrengt. De omschrijving van overmacht kan zijn beperkt of uitgebreid.

Buitenlands recht

In de overeenkomst kan het recht van het land waar de leverancier/producent is gevestigd van toepassing kan zijn verklaard. Ook kan vermeld zijn dat een rechter in dat land bevoegd is om kennis te nemen van geschillen over de overeenkomst. De regels omtrent overmacht kunnen in dat land dan ook anders zijn ingekleurd dan de Nederlandse regels.

Om niet in de knel te komen met consumenten aan wie vervolgens niet kan worden geleverd, is het verstandig om zelf al vast rekening te houden met vertraagde leveringen vanuit getroffen gebieden. Als je al bekend bent met een overmachtssituatie, dan kun je je later tegenover een consument mogelijk niet met succes beroepen op overmacht als de situatie toch langer blijft voortduren en de levering uitblijft.

2. Consumenten

Als detaillist sta je voor het dilemma: informeer je de consument nu alvast actief over mogelijke uitstel van levering en bied je nu al (voor de zekerheid en indien mogelijk) een alternatief aan? Of wacht je tot het laatste moment in de hoop dat je het product op tijd binnen hebt? Je wil een consument niet onnodig in onzekerheid brengen over de levering. Toch is dat nodig om onnodige ontbindingen van de koop te voorkomen en eventueel een alternatief te kunnen bieden. Je wilt ook voorkomen dat een consument kort voor de leverdatum wordt geconfronteerd met de mededeling dat de bestelling er niet op tijd zal zijn. In dat geval kun je zelfs het verwijt krijgen dat je niet tijdig hebt aangestuurd op een alternatief, waardoor je beroep op overmacht zelfs kan komen te vervallen. Een consument die al vragen stelt over de levering kun je natuurlijk zonder meer een alternatief aanbieden, indien mogelijk.

Niemand weet hoe lang de huidige situatie aanhoudt en daarom is het moeilijk om een prognose te geven vanaf welk moment de leveringsproblemen voorbij zullen zijn. In het algemeen is het verstandig om een koper te informeren over de mogelijke leverproblemen als gevolg van overmacht. Dit voorkomt ook dat je later het verwijt krijgt dat je niet eerder aan de bel hebt getrokken en niet eerder een alternatief mogelijk hebt gemaakt.

Acties richting consument (bruidsmode)

  • Voorbeeldbrief bruidsmode bij uitstel huwelijk ivm corona

Download voorbeeldbrief bruidsmode bij uitstel huwelijk

Acties richting de consument bij bestellingen (wonen)

  • Heb je een vermoedelijke levertijd afgesproken? Dan heb je sowieso volgens artikel 6 van de CBW-erkend-voorwaarden voor Woonwinkels (maximaal) een maand extra de tijd om te leveren. De consument mag NIET kosteloos ontbinden.
  • Heb je een vaste levertijd afgesproken? Dan heb je in principe geen extra levertijd conform artikel 6.
  • Nadat de vaste of vermoedelijke levertermijn + de extra maand voorbij zijn. Gaat artikel 14 op. In dit artikel is de overmachtssituatie geregeld. Er is naar mening van de INretail-juristen sprake van overmacht. Je moet dan in overleg met de consument nadere afspraken voor de levering maken. Wanneer de consument niet meer akkoord gaat met een nog latere levering, dan is het belangrijk is om NIET ZELF DE KOOP te ontbinden, omdat er dan mogelijk een vergoeding aan de consument betaald moet worden! Ter informatie: de consument mag, in algemene zin, kosteloos ontbinden. Wij adviseren om in een eerste contact (over nadere afspraken, bijvoorbeeld door het gebruik van onderstaande voorbeeldbrief) dat niet te benoemen. Mogelijk wanneer de situatie lang aanhoudt, kun je dan de consument later aangeven dat als de consument dat wil, jij kan instemmen met een kosteloze annulering.
  • De vraag blijft of er situaties zijn waarin jij wél kosten aan de klant kunt berekenen als die ontbindt en wat die kosten dan zijn. Een argumenten vóór het doorberekenen van kosten is: het betreft geen individueel geval van overmacht, maar algeheel en is bovendien eindig. Dat betekent dat het weliswaar vervelend kan zijn dat de levering moet worden uitgesteld, maar niet onoverkomelijk. Een ontbinding brengt de consument bovendien van de regen in de drup, omdat alle detaillisten met leveringsproblemen als gevolg van corona kampen en bijvoorbeeld keukens nauwelijks uit voorraad leverbaar zijn. Het kan dan onredelijk zijn om akkoord te moeten gaan met kosteloze ontbinding. Het is echter een bijzondere situatie dus zekerheid hierover is niet te geven. In algemene zin zal je met een kosteloze ontbinding genoegen moeten nemen.
  • Soms kan een deel van de levering wel doorgaan. Bespreek dit met de consument om zo veel mogelijk kosteloze annuleringen te voorkomen. Het hangt van de situatie af of de consument daarmee in moet stemmen. Is er ‘samenhang’ in de bestelling, dan hoeft dat misschien niet, maar als het losse producten zijn misschien wel. Vraag eventueel advies aan Ondernemersservice.

We hebben een twee voorbeeldbrieven voor je gemaakt. We kunnen niet voor iedere individuele situatie brieven maken, dus kijk goed of de situatie in de brief jouw situatie betreft. 

Voorbeeldbrief niet op tijd kunnen leveren en consument vraag schadevergoeding of annuleert

Voorbeeldbrief vermoedelijke levertijd nog niet voorbij, consument wil schadevergoeding of ontbinding

Klant annuleert terwijl je wél kunt leveren

Situatie a.: klant annuleert, bijv. vanwege geen of minder inkomen door corona

Van leden horen wij dat klanten gaan annuleren omdat ze kosten willen besparen. Juridisch gezien is dit géén geldige reden om kosteloos te willen annuleren. Je hóeft daarmee dus niet akkoord te gaan.

  • Maar keihard annuleringskosten vorderen (en de aanbetaling niet terugbetalen) is misschien niet erg klantvriendelijk. Denk dus mee in oplossingen. Denk daarbij aan:
  • de levering een bepaalde periode uitstellen
  • meer gespreid betalen (maak voor jezelf de afweging of je het verstandig vindt wel al te leveren of niet)
  • een deel wel leveren en betalen en een ander deel uitstellen
  • wel annuleringskosten rekenen (en dus de aanbetaling niet terug te betalen), maar deze gedurende een bepaalde periode (bijv. 2 jaar) nog te willen verrekenen met een nieuwe overeenkomst ten bedrage van tenminste het huidige orderbedrag.

Voor deze situatie hebben wij een voorbeeldbrief opgesteld

Situatie b.: klant is bang voor menselijk contact

Soms willen klanten vanwege besmettingsgevaar geen mensen in huis. Jij kunt en wilt echter wel leveren. Je kunt dan aangeven dat je alle mogelijke maatregelen hebt genomen om besmetting te voorkomen. Je kunt ook aangeven dat de oplevering dan niet direct na het werk gebeurt zoals gebruikelijk, maar dat de klant bijvoorbeeld 2 dagen de tijd heeft om zaken die niet goed zijn of ontbreken te melden. Zorg dat jouw mensen foto’s of filmpjes maken van het werk of het geleverde, zodat wel vast staat hoe het product/het werk is opgeleverd.

Werk je met zzp-ers? Maak dan met hen de afspraak dat zij zich aan de RIVM-hygiëne-voorschriften houden, dat ze NIET werken als ze ziek of verkouden zijn, dat ze zoveel mogelijk niet in dezelfde ruimte met de klant en diens familie zijn (en andersom ook), de ruimte wordt schoongemaakt na het werk (liefst met alcohol maar controleer of alle materialen daar tegen kunnen!). Daar staat tegenover dat jij je tot het uiterste zult inspannen om hen aan het werk te houden, dat lijkt ons een prima deal.

Voorbeeldbrief voor consumenten

Keukens en badkamers: bijzondere omstandigheden

Bij het uitblijven van leveringen van keukens en badkamers kunnen grote problemen ontstaan bij de klant. Het wonen in een huis zonder keuken of badkamer kan immers lastig zo niet onmogelijk zijn. Klanten zullen misschien eisen gaan stellen die je niet kunt inwilligen, want als er geen keuken is, dan valt er niets te leveren.

Een goede en volledige communicatie met jouw klanten is nu essentieel! De klant moet weten dat de levering onzeker is, omdat diverse leveranciers hun productie al hebben moeten stopzetten en dat dit bij hun leverancier(s) ook kan gebeuren. Dit geldt niet alleen voor jouw bedrijf, maar voor praktisch alle bedrijven. Klanten moeten weten dat ze, nu de levertermijnen en -data onzeker worden, hun oude keukens en badkamers niet moeten uitbreken, omdat die nog hard nodig kunnen zijn. Laat dit hen zo snel mogelijk weten, iedere dag kan de situatie bij leveranciers anders zijn! Voor zover je klanten de neiging hebben om te ontbinden (waartoe ze het recht hebben, zie de informatie elders hierover): de situatie is bij je concullega’s niet anders.

Is de keuken/badkamer toch uitgebroken of heeft het bewuste huis nog geen keuken of badkamer? Dan zal het aankomen op zeer creatief alternatieven aanbieden. Denk aan noodkeukens (maar die zullen snel op zijn), maar ook werkbladen die je vanwege service/B-keuze etc. nog in het magazijn hebt staan, zet ze desnoods op schragen. Koken en koelen zijn voor keukens eerste prioriteit, spoelen zou eventueel op een andere plek in huis ook nog kunnen. Voor badkamers zijn wellicht douchesetjes en douchebakken uit de showroom (b-keuze, klachtproducten, foute bestellingen?) beschikbaar die provisorisch kunnen worden aangesloten.

We hebben hieronder een aantal situaties uiteengezet, meegedacht in oplossingen, en voorbeeldbrieven voor je gemaakt.

1. De levering van keuken/badkamer is op korte termijn, de oude keuken/badkamer is verwijderd.

Leverancier levert niet meer

2. De levering van keuken/badkamer is op korte termijn en de oude keuken staat nog.

Leverancier levert niet meer of (dat geldt waarschijnlijk voor de meeste leveranciers) levering is onzeker

3. Keuken badkamer wel besteld, maar nog geen definitieve plaatsings-/installiedatum overeengekomen.

Keuken/badkamer wel besteld, maar nog geen definitieve plaatsings-/installatiedatum overeengekomen

4. Keuken of badkamer staat op afroep

Keuken of badkamer staat op afroep

 

3. Onzekerheid: Gevangen tussen consument en leverancier?

In de ideale situatie zou je de het beroep op overmacht aansluitend door de hele keten heen willen voeren. De praktijk is nu eenmaal dat je niet altijd kunt wachten op een beroep op overmacht van je leverancier. Je leverancier is mogelijk terughoudend in het verstrekken over informatie over de levering of houdt zich tegen beter weten in angstvallig stil. Je krijgt dus niet de zekerheid van de leverancier die je graag wil hebben. Wij adviseren jou je eigen verantwoordelijkheid te nemen naar de consument. Je kunt je niet altijd verschuilen achter het uitblijven van uitsluitsel van je leverancier. Houd er dus rekening mee dat waar je de consument een alternatief biedt, je de leverancier die zonder een beroep op overmacht alsnog gewoon presteert, niet zonder meer kunt tegenwerpen dat je de order niet meer afneemt.

Kort gezegd

Door de consument te informeren voorkom je dat de consument je achteraf verwijt dat je niet eerder hebt geïnformeerd. Dit stelt jezelf en de consument in de gelegenheid om naar een alternatief te zoeken. Probeer aan de andere kant bij de leverancier ook informatie in te winnen.

Coronavirus: een force majeure?

Het coronavirus kan ingrijpende gevolgen hebben voor Nederlandse bedrijven. Onder omstandigheden kunnen bedrijven als gevolg van de effecten van het coronavirus niet aan de verplichtingen voldoen die ze hebben afgesproken in commerciële contacten (bijvoorbeeld door stilgelegde productie in China). Afhankelijk van wat daarover in overeenkomsten is afgesproken, kunnen bedrijven mogelijk een beroep doen op overmacht ofwel ‘force majeure’.

De gevolgen van het inroepen van een force majeure-clausule zijn afhankelijk van de bewoordingen van de specifieke clausule. Het kan bijvoorbeeld betekenen:

  • Opschorting van contractuele verplichtingen;
  • Vervallen van aansprakelijkheid voor niet-nakoming van de verplichtingen;
  • De verplichting om de schade zoveel mogelijk te beperken; en
  • Het recht om de overeenkomst te beëindigen.

Om mogelijke risico’s te mitigeren zouden bedrijven de volgende stappen kunnen ondernemen:

  • Ga in commerciële contracten na of force majeure een rol kan spelen, zowel in het geval dit door- als tegen u gebruikt kan worden, en welke voorwaarden daaraan verbonden zijn (bijv. termijnen voor inroeping);
  • Overweeg alternatieve manieren om contractuele verplichtingen na te komen en neem de nodige maatregelen om schade te beperken;
  • Houdt bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten rekening met omstandigheden zoals het coronavirus; en
  • Ga na of de schade mogelijk verzekerd is.
Delen