Winterse weersomstandigheden hebben directe impact op de dagelijkse praktijk en zorgen bij veel ondernemers voor vragen. Situaties waarin je snel moet schakelen en duidelijke afwegingen moet maken. Wat mag je verwachten van medewerkers? Hoe ga je om met veiligheid, openingstijden en leveringen? In deze Q&A zetten we veelgestelde vragen en de belangrijkste juridische aandachtspunten voor je op een rij.
Hoe ga ik om met afwezige medewerkers als gevolg van weersomstandigheden?
Als uitgangspunt geldt dat woon-werkverkeer de verantwoordelijkheid is van de medewerker. Slechte weersomstandigheden, zoals sneeuw, ijzel of storm, veranderen de verplichting van een medewerker niet om op het werk te verschijnen. Waar mogelijk, kan thuiswerken een passende oplossing zijn. Dit is geen automatisch recht, maar een praktische afspraak in overleg. Is thuiswerken niet mogelijk, dan kunnen andere oplossingen worden besproken, zoals opnemen van verlof of tijd-voor-tijd.
Moet ik loon doorbetalen als medewerkers niet op het werk kunnen komen door weersomstandigheden?
Nee, wanneer een medewerker door weersomstandigheden niet op het werk komt, ben je als werkgever niet verplicht het loon door te betalen. Thuiswerken, verlof opnemen of tijd-voor-tijd kunnen alternatieven zijn om hiermee om te gaan.
Mag ik medewerkers verplichten om verlof op te nemen in situaties met extreme weersomstandigheden?
Nee, je kunt een medewerker niet verplichten om verlof op te nemen. Dit moet in onderling overleg gebeuren. Besluit je als werkgever je winkel of bedrijfslocatie te sluiten, dan ben je verplicht om het loon van de medewerker door te betalen. Je kunt de medewerker ook dan niet verplichten om verlof op te nemen. Dat kan alleen als de medewerker er zelf voor kiest om niet op het werk te komen.
Hoe zit het met thuiswerken voor functies die dat beperkt of niet kunnen?
Alleen als de aard van het werk het toelaat, kan thuiswerken een passende oplossing zijn. Dit is geen automatisch recht, maar een praktische afspraak in overleg. Als thuiswerken niet kan, of maar beperkt kan, dan is het nog steeds de verantwoordelijkheid van de medewerker om op het werk te komen.
Hoe borg ik minimale bezetting? Mag ik roosters op korte termijn aanpassen?
De hoofdregel is dat het rooster minimaal drie weken van tevoren bekend moet zijn en dat het hierna in principe vaststaat. Hiervan afwijken of dit aanpassen is alleen toegestaan onder de volgende voorwaarden:
- Er moet sprake zijn van bijzondere of onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld plotselinge ziekte, calamiteiten, extreme weersituaties);
- Een roosterwijziging op korte termijn kan niet eenzijdig worden afgedwongen, tenzij daar expliciete afspraken over zijn gemaakt (bijvoorbeeld een wijzigingsbeding in het contract);
- Maar vooral: als werkgever moet je dit overleggen met de medewerker. Samen over de situatie nadenken kan bijdragen aan flexibiliteit van medewerkers.
Mag ik mensen vragen in te vallen of extra te werken als anderen niet komen?
Dit mag altijd, maar je mag je medewerkers niet verplichten om in te vallen of extra te werken.
Hoe ga ik om met kinderopvangproblemen doordat scholen sluiten?
Kinderopvang en schoolsluitingen vallen binnen de privésfeer van de medewerker. Dat betekent dat een schoolsluiting niet automatisch leidt tot recht op verlof of loondoorbetaling.
Aansprakelijkheid: wat als een medewerker onderweg naar het werk uitglijdt of schade oploopt?
In Nederland geldt als uitgangspunt dat woon-werkverkeer voor eigen rekening en risico van de medewerker komt. Dat betekent dat jij als werkgever in principe niet aansprakelijk bent voor letsel of schade die een medewerker oploopt onderweg van huis naar het werk of terug.
Wanneer is het verantwoord om winkelpersoneel wel/niet te laten reizen?
Bij code rood wordt een beroep gedaan op de zorgplicht van de werkgever om een medewerker niet te verplichten op het werk te komen. In deze situatie zou je als werkgever wél het loon van de medewerker door kunnen of moeten betalen.
Wat zijn mijn plichten rond veilige toegang tot de winkel (stoep sneeuwvrij maken, gladheid)?
Als werkgever heb je op grond van de Arbowet een zorgplicht voor een veilige en gezonde werkomgeving. Die zorgplicht ziet niet alleen toe op de winkel zelf, maar ook op de directe toegang tot de winkel en de stoep, entree, trap, helling of laad- en losplek die bij de winkel hoort en waar medewerkers en klanten gebruik van maken. Je bent verantwoordelijk voor het sneeuw- en ijsvrij maken van een stoep of pad dat:
- direct grenst aan je winkel;
- door jou wordt beheerd, gehuurd of onderhouden;
- de enige of belangrijkste toegang is tot je winkel;
- entreegebied, winkelpui, luifelzone;
- parkeerplaatsen of laad- en losplekken op eigen terrein.
Bij openbare stoepen wordt van ondernemers vaak verwacht dat zij een redelijke inspanning leveren, zeker direct voor hun eigen pand.
Hoe ga ik om met vertraagde of uitvallende leveringen?
Een afgesproken leverdatum maakt deel uit van de (koop)overeenkomst (met de klant). Als ondernemer mag je een levering niet eenzijdig uitstellen, tenzij:
- er geen concrete leverdatum is afgesproken (bijv. “indicatieve levertijd”);
- in je algemene voorwaarden een voorbehoud is opgenomen voor overmacht of onvoorziene omstandigheden (in de CBW-voorwaarden zijn extreme weersomstandigheden als overmachtsituatie opgenomen);
- er sprake is van overmacht (bijvoorbeeld extreme weersomstandigheden, transport dat objectief onmogelijk is).
Bij overmacht geldt dat je tijdelijk niet aansprakelijk bent voor vertraging, maar je blijft wél verplicht om zo snel mogelijk alsnog te leveren of een alternatief te bieden.
Let op: overmacht ontslaat je niet van je communicatieplicht richting de klant.
Dekt bedrijfsstagnatieverzekering dit soort situaties?
Meestal niet, maar dit is afhankelijk van de verzekering. Hiervoor kan je het beste de polisvoorwaarden van jouw bedrijfsstagnatieverzekering controleren.
Hoe en wanneer meld ik schade door sneeuw en/of ijzel (dakschade, waterschade, etc.)?
Vrijwel alle verzekeringspolissen verplichten je om schade direct of binnen een redelijke termijn te melden. In de praktijk betekent dit:
- direct melden bij zichtbare schade (bijvoorbeeld lekkage, instortingsgevaar);
- uiterlijk binnen enkele dagen na ontdekking;
- ook melden als de schade nog toeneemt of het eindbedrag nog onbekend is.
Een te late melding kan leiden tot beperkte of geen uitkering, zeker als de schade hierdoor groter wordt. Meld de schade via het online portaal van je verzekeraar, via je verzekeringsadviseur of tussenpersoon, of telefonisch bij spoedeisende situaties.
Wie is aansprakelijk bij werk gerelateerde ritten tijdens werktijd?
14.
Wanneer een medewerker tijdens werktijd en in opdracht van de werkgever werkzaamheden buiten de winkel verricht (zoals het wegbrengen van webshopbestellingen, bezorgen van goederen of kasstortingen), geldt dit als een werk gerelateerde activiteit.
In dat geval is de werkgever in principe verantwoordelijk voor wat er tijdens deze werkzaamheden gebeurt. Een ongeval* (bijvoorbeeld uitglijden door gladheid of een verkeersongeval) kan worden aangemerkt als een bedrijfsongeval.
Maakt de medewerker gebruik van een eigen vervoermiddel (fiets, scooter of auto), dan moeten vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt over:
- welk vervoermiddel is toegestaan;
- welke verzekering van toepassing is;
- of aanvullende dekking nodig is.
Om onduidelijkheid en aansprakelijkheidsrisico’s te voorkomen, is het advies deze afspraken vast te leggen in het personeelshandboek.
*Ongeval: Let op dat een ongevalsonderzoek verplicht kan zijn.
- Ernstig arbeidsongeval → onderzoek door Arbeidsinspectie (verplicht melden).
- Niet-ernstig arbeidsongeval → geen wettelijke onderzoeksplicht, maar wél verplicht om:
- de oorzaak te analyseren;
- maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen;
- dit mee te nemen in de RI&E.
Vragen hierover? Neem contact op met onze RI&E-adviseurs
