De drukke maanden komen eraan. Black Friday, Sinterklaas, de feestdagen en extra koopavonden zorgen voor meer bezoekers, meer werk en vaak ook hogere personeelskosten. Een goede personeelsplanning is dan essentieel. Maar hoe zorg je dat je voldoende mensen hebt, zonder onnodig veel uren in te plannen?
Begin nu met vooruitkijken. Met Dyflexis, een workforce management- en HR-platform voor retailers, krijg je inzicht in de verwachte drukte, de beschikbaarheid van je medewerkers en de kosten van je planning. Zo maak je onderbouwde keuzes en bereid je jouw team goed voor op de komende maanden.
Bezetting blijft een uitdaging
Dat een goede personeelsplanning niet vanzelfsprekend is, blijkt ook uit de eigen ledenpeiling van inretail. Zeven op de tien retailers hebben moeite om hun bezetting rond te krijgen. Voor een kwart is dat zelfs een groot probleem. Hogere personeelskosten, piekdrukte en lastig in te vullen weekenddiensten maken het plannen niet eenvoudiger.
Juist in de drukke maanden wil je voorkomen dat je op het laatste moment nog gaten in het rooster moet vullen. Of dat je te veel mensen inplant, waardoor je personeelskosten onnodig oplopen. Door eerder vooruit te kijken en je planning te baseren op data, maak je betere keuzes.
1. Plan vooruit op basis van verwachte drukte
Hoe druk wordt het de komende weken? Je kunt daarvoor kijken naar historische omzet, bezoekersaantallen, eerdere acties en lokale evenementen. Ook weersverwachtingen en koopavonden kunnen invloed hebben op het aantal bezoekers.
Dyflexis helpt je om deze gegevens mee te nemen in je personeelsplanning. Zo stem je de bezetting beter af op de verwachte drukte. Je plant niet alleen op basis van gevoel, maar op basis van inzichten die je helpen om op tijd bij te sturen.
Dat voorkomt dat je op rustige momenten met te veel mensen staat en tijdens piekuren juist handen tekortkomt.
2. De juiste mensen op de juiste plek
Voldoende medewerkers op de werkvloer is één ding. Ervoor zorgen dat zij ook over de juiste kennis en vaardigheden beschikken, is minstens zo belangrijk. Een klant die gericht advies zoekt, heeft meer aan een medewerker met productkennis dan aan iemand die toevallig beschikbaar is.
Met Dyflexis krijg je inzicht in de vaardigheden en beschikbaarheid van je medewerkers. Zo kun je beter plannen wie je wanneer en waar inzet. Dat helpt je om klanten goed te adviseren, de service op peil te houden en omzetkansen te benutten.
Ook My Jewellery ervaart het belang van de juiste bezetting. Angelique Oosting, operational retail manager bij My Jewellery, zegt hierover:
“Door de juiste mensen op de juiste plek, kunnen wij zoveel mogelijk klanten helpen met een nieuwe outfit of een sieraad. En dat zorgt uiteraard voor meer omzet.”
Een planning draait dus niet alleen om het aantal medewerkers. Het gaat ook om de vraag welke medewerker op welk moment het meeste bijdraagt aan een goede winkelervaring en een sterk resultaat.
3. Houd personeelskosten onder controle
In de drukke maanden wil je flexibel kunnen opschalen. Tegelijkertijd moet je voorkomen dat extra uren, overwerk en toeslagen je rendement onder druk zetten.
Dyflexis geeft inzicht in de personeelskosten per winkel, team, regio of periode. Je ziet waar de kosten oplopen en kunt de planning aanpassen als dat nodig is. Ook ontwikkelingen zoals cao-verhogingen, jeugdloon, toeslagen en arbeidsduurregels worden meegenomen in de planning.
Zo krijg je eerder zicht op de financiële gevolgen van je keuzes. Je voorkomt verrassingen achteraf en kunt beter sturen op een gezonde verhouding tussen bezetting, omzet en personeelskosten.
4. Minder handmatig werk, meer tijd voor je onderneming
Een personeelsplanning maken kost tijd. Beschikbaarheden verzamelen, diensten aanpassen, verlof verwerken en wijzigingen met medewerkers communiceren: het zijn allemaal terugkerende werkzaamheden.
Dyflexis brengt dit allemaal samen in één platform. Daardoor werk je met één overzicht en hoef je minder handmatig te schakelen tussen verschillende systemen. De planning kan bovendien worden gekoppeld aan salarissoftware. Dat vermindert administratief werk en helpt om gegevens actueel en betrouwbaar te houden.
Zo houd je meer tijd over voor je medewerkers, je klanten en de dagelijkse aansturing van je onderneming.
5. Leer van je planning en stuur steeds beter
Een goede personeelsplanning stopt niet zodra het rooster klaar is. Juist door achteraf te kijken naar de bezetting, personeelskosten en resultaten, ontdek je waar je de volgende keer kunt verbeteren.
Met Dyflexis kun je gegevens van winkels, teams en periodes met elkaar vergelijken. Waar was de bezetting ruim voldoende? Wanneer liepen de personeelskosten op? En op welke momenten had je juist extra medewerkers nodig?
Door die inzichten mee te nemen naar een volgende drukke periode, wordt plannen steeds gerichter. Zo bouw je aan een aanpak die past bij jouw winkel, jouw team en de momenten waarop jouw klanten komen.
Klaar voor de drukke maanden?
Wil je weten hoe Dyflexis jouw personeelsplanning kan versterken? Meld je dan aan voor het webinar van Dyflexis en inretail op 6 oktober om 12.00 uur. Daar ontdek je hoe je jouw bezetting tijdens de drukke maanden slimmer organiseert.
Inretail-leden profiteren bovendien van 10% korting op het Dyflexis Kickstart-pakket en 50% korting op de training.
