Werknemers kunnen tijdens hun dienstverband verschillende soorten verlof opnemen. Meestal is duidelijk welke verlofvorm van toepassing is. Soms lopen twee verlofvormen echter door elkaar. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen en zich op diezelfde dag een calamiteit voordoet.
Maar welke verlofvorm geldt dan? Kun je het geplande verlof aanpassen? En wat betekent dit voor de verlofuren en de loondoorbetaling?
Er bestaat geen algemene regel die bepaalt dat de ene verlofvorm altijd voorrang heeft op de andere. Dezelfde uren kunnen in ieder geval niet dubbel als verschillende verlofvormen worden geregistreerd. Bij buitengewoon verlof uit de Cao Retail Non-Food geldt bij samenloop het uitgangspunt dat de voor de werknemer meest gunstige verlofregeling wordt toegepast.
Kruising van verlofvormen
Wettelijke verlofvormen zijn bijvoorbeeld ouderschapsverlof, kortdurend en langdurend zorgverlof en calamiteiten- en kort verzuimverlof. Deze verlofvormen kennen verschillende regels. Niet alleen de voorwaarden verschillen, maar ook de hoogte van de loondoorbetaling of uitkering.
Zo wordt calamiteiten- en kort verzuimverlof in beginsel volledig doorbetaald. Bij kortdurend zorgverlof geldt gedeeltelijke loondoorbetaling en langdurend zorgverlof is in beginsel onbetaald. Bij betaald ouderschapsverlof ontvangt de werknemer gedurende maximaal negen werkweken een uitkering van het UWV.
Voorbeeld
Een werknemer neemt iedere donderdag betaald ouderschapsverlof op. Op donderdagmiddag doet zich onverwacht een calamiteit voor waarvoor de werknemer recht heeft op calamiteitenverlof.
Het betaalde ouderschapsverlof loopt in beginsel door zoals het is aangevraagd. De werknemer kan echter verzoeken om het ouderschapsverlof voor die middag op te schorten of te wijzigen. Als de middaguren vervolgens als calamiteitenverlof worden aangemerkt, worden deze uren niet ook als ouderschapsverlof geregistreerd.
Dit is ook van belang voor de betaling. Voor de verschillende verlofvormen gelden namelijk andere percentages. Wordt het betaalde ouderschapsverlof aangepast, dan moet ook rekening worden gehouden met de uitkering van UWV. Is voor het betaald ouderschapsverlof al een uitkering aangevraagd bij UWV en wijzigt het verlof? Houd er dan rekening mee dat de wijziging mogelijk ook aan UWV moet worden doorgegeven.
Buitengewoon verlof
Naast de wettelijke verlofvormen kent de cao buitengewoon verlof. Dit is betaald verlof voor bepaalde bijzondere gebeurtenissen in de privésfeer, zoals een huwelijk, overlijden en uitvaart of verhuizing. Voor de in de cao genoemde vormen van buitengewoon verlof geldt 100% loondoorbetaling.
Bij samenloop van buitengewoon verlof geldt volgens de cao het voor de werknemer meest gunstige verlof.
Voorbeeld
Stel dat een werknemer door één gebeurtenis op grond van meerdere bepalingen uit de cao aanspraak zou kunnen maken op buitengewoon verlof. Dan worden dezelfde uren niet dubbel als buitengewoon verlof toegekend. Er wordt gekeken welke regeling in die situatie voor de werknemer het meest gunstig is. Die regeling wordt vervolgens toegepast.
Wettelijk en buitengewoon verlof
Ook een wettelijke verlofvorm kan samenvallen met buitengewoon verlof uit de cao. In dat geval moet worden bekeken wat de samenloop betekent voor het verlof dat al stond gepland.
Voorbeeld
Een werknemer heeft op donderdag ouderschapsverlof gepland. Op diezelfde donderdag vindt een gebeurtenis plaats waarvoor de werknemer volgens de cao recht heeft op buitengewoon verlof.
In dat geval moet worden gekeken welke regeling voor de werknemer het meest gunstig is. Is dat het buitengewoon verlof, dan kan dit gevolgen hebben voor het al geplande ouderschapsverlof. De betreffende uren worden dan niet dubbel als ouderschapsverlof én buitengewoon verlof geregistreerd. Leg duidelijk vast welke verlofvorm uiteindelijk wordt toegepast en pas waar nodig de verlofregistratie aan.
Bij betaald ouderschapsverlof is extra aandacht nodig voor een eventuele UWV-uitkering. Als de opgenomen uren wijzigen, kan het nodig zijn deze wijziging ook aan UWV door te geven.
Let op de verlofregistratie
Bij een kruising van verlofvormen is het belangrijk om goed vast te leggen welke uren uiteindelijk onder welke verlofregeling vallen. Dezelfde uren kunnen niet onder twee verschillende verlofvormen worden geregistreerd. Houd er ook rekening mee dat reeds opgenomen of geplande verlofuren niet altijd eenzijdig kunnen worden gewijzigd. In sommige situaties is hiervoor instemming van de werknemer nodig.
Let daarnaast op de gevolgen voor het loon of een eventuele UWV-uitkering. De ene verlofvorm kan volledig worden doorbetaald, terwijl voor een andere verlofvorm een lager percentage, een uitkering of geen loondoorbetaling geldt.
