Als jouw werknemer niet voldoende presteert, zul je als goed werkgever je best moeten doen om ervoor te zorgen dat de werknemer wél voldoende zal presteren. Hoe pak je dat aan? En hoe kun je komen tot een einde van het dienstverband als de werknemer blijft disfunctioneren? Een goed personeelsdossier is essentieel. Ontdek hoe je een dossier opbouwt: volg het stappenplan hieronder.
Let op: elke stap in dit plan moet aantoonbaar zijn (schriftelijk vastgelegd)!
Stap 1: Maak duidelijke afspraken
Een werknemer kan pas goed presteren als deze weet wat er wordt verwacht. Zorg dus voor deze duidelijkheid. Vaak volgt dat al uit de inhoud van de arbeidsovereenkomst, een functieomschrijving en een goede taakomschrijving. Ook het hebben van huisregels en/of een personeelshandboek wordt sterk geadviseerd. Daarin staan de omgangsnormen, mogelijke sancties en dergelijke. Vergeet de werknemer ook niet goed in te werken, waardoor onduidelijkheid kan worden voorkomen.
Tip: Laat jouw werknemers weten dat deze regels er zijn. Het advies is om naar deze regels te verwijzen in de arbeidsovereenkomst of laat werknemers er op een andere manier voor tekenen. Laat de regels ook terugkeren in het periodieke werkoverleg.
Stap 2: Voer regelmatig gesprekken
Communicatie is zeer belangrijk. Het advies is om minimaal twee keer per jaar in gesprek te gaan met de werknemer, ook als alles goed gaat. Dit kunnen functionerings-, beoordelings- en/of waarderingsgesprekken zijn. De naam van het gesprek is van ondergeschikt belang. Leg de inhoud van deze gesprekken vast en deel de verslagen met de werknemer. Laat de werknemer bij voorkeur het verslag ondertekenen, al dan niet voor ontvangst.
Tip: Bereid deze gesprekken goed voor, onder andere aan de hand van stap 1. Zijn er punten die aangepast kunnen worden, maak daar dan weer duidelijke afspraken over.
Stap 3: Scholing en begeleiding
Zijn de kennis en de vaardigheden onvoldoende? Bied de werknemer dan de begeleiding of scholing die nodig is om de werkzaamheden te kunnen verrichten. Dit kan zowel intern als extern zijn. Documenteer goed wat je de werknemer aanbiedt, zeker als het gaat om een eventuele weigering van de werknemer.
Tip: Het kan raadzaam zijn om een verklaring van de opleider te ontvangen. Zeker in geval van disfunctioneren.
Stap 4: Spreek de werknemer tijdig aan
Zie je dat het niet goed gaat, spreek jouw werknemer daar dan op aan. Mogelijk heeft de werknemer zelf niet door dat deze niet (voldoende) functioneert. Wacht er niet mee tot het eerstvolgende geplande gesprek, maar maak ruimte voor tussentijdse gesprekken. Ook hierbij geldt: bereid dit gesprek goed voor, onder andere aan de hand van stap 1 en de verslagen uit stap 2.
Stap 5: Onderbouw het disfunctioneren
Onderbouw het disfunctioneren met concrete voorbeelden en benoem deze. Benoem de feiten en geen vermoedens.
Tip: Gebruik beschikbare informatie, zoals opmerkingen van andere werknemers, klanten en/of de mysterieshopper over de werknemer.
Stap 6: Achterhaal de oorzaak van het disfunctioneren
Vaak is niet duidelijk waarom het functioneren onvoldoende is. Probeer de oorzaak van het disfunctioneren te achterhalen. Ga in gesprek met de werknemer en laat de werknemer meedenken aan een oplossing om de oorzaak weg te nemen.
Stap 7: Zorg voor verslaglegging en deel de verslagen
Bij dossieropbouw is de verslaglegging van groot belang. Maak van de gevoerde gesprekken verslagen en laat de werknemer hiervoor tekenen (al is het maar voor ontvangst). Van belang is dat de inhoud van de verslagen eerlijk en duidelijk is.
Stap 8: Start een verbetertraject
Is er een verbetertraject nodig? Laat de werknemer dan (met hulp van de werkgever) een verbeterplan opstellen. Maak afspraken over de duur van het traject, de doelen, de afspraken, de evaluatie en de consequentie. Gezien de vereisten om te komen tot een mogelijk ontslag of een andere maatregel, dienen aan het verbetertraject namelijk consequenties verbonden te worden.
Geadviseerd wordt te werken met SMART-doelstellingen:
– Specifiek: wat is het doel?
– Meetbaar: wanneer is het doel gehaald?
– Aanvaardbaar: acceptabel voor werkgever en werknemer
– Realistisch: haalbaar
– Tijdgebonden: de redelijke duur van het traject
Vaak kan met begeleiding door ervaren collega’s of met begeleiding en/of scholing het functioneren al verbeterd worden. Houd er rekening meer dat een traject al snel drie tot zes maanden kan duren.
Uiteraard kan ook een (interne) opleiding helpen. Denk aan een training bij de leverancier over productkennis. Vraag een eventuele trainer om een verslag.
Zorg dat in het traject periodiek (bijvoorbeeld tweewekelijks) een evaluatie plaatsvindt. Ga met de werknemer in gesprek en maak ook van dit gesprek een verslag. Deel het verslag weer met de werknemer. De voortgang van het traject zal uit de verslagen moeten blijken.
Stap 9: Eindevaluatie + consequentie
Aan het einde van het verbetertraject zal een eindevaluatie plaatsvinden. Bereid je goed voor aan de hand van het verbeterplan en de tussentijdse evaluaties.
Als het verbeterplan niet leidt tot voldoende resultaat, lijkt een einde van het dienstverband een logische optie. Maar het kan ook leiden tot een nieuw plan, bijvoorbeeld als het verbeterplan het functioneren aanzienlijk heeft verbeterd, maar niet op alle punten. Een overplaatsing of een demotie kan ook een consequentie zijn, voordat gekomen kan worden tot een einde van het dienstverband. Sterker nog, herplaatsing ligt eerder voor de hand dan ontslag.
Stap 10: Verbetertraject afsluiten, dienstverband vervolgen, herplaatsing of vaststellingsovereenkomst, of procedure bij rechter
Als het verbetertraject succesvol wordt afgerond – de werknemer heeft het functioneren voldoende verbeterd – dan is het raadzaam om dit vast te leggen. Zijn er desondanks nog aandachtspunten, leg ook deze dan goed vast.
Is de uitkomst dat de werknemer wordt herplaatst in een andere functie? Dan zal dat goed vastgelegd moeten worden (zie stap 1).
Is de consequentie dat het dienstverband zal moeten eindigen, dan is het sluiten van een vaststellingsovereenkomst een logische weg. Als de werknemer geen vaststellingsovereenkomst wil sluiten, dan ligt de weg open om een procedure bij de rechter te starten. De rechter kan dan worden verzocht om de arbeidsovereenkomst te ontbinden.
