Bij het ondernemerschap hoort ook het goed opzetten van je administratie en contractbeheer. Als je dat goed voor elkaar hebt, geeft het je inzicht en houvast. Beheer jij jouw eigen administratie of besteed je het uit aan een accountant? En ben je op de hoogte van de AVG-regels omtrent jouw administratie? In dit artikel leggen we het je allemaal uit.
Sturen op relevante cijfers
Een goede administratie geeft je continu inzicht in de financiële positie van jouw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan de wekelijkse omzetontwikkeling en de maandelijkse inzage in jouw rendement. Lopen de inkomsten op begroting en moet je eventueel bijsturen op je uitgaven? Welke klanten hebben nog niet betaald en wat is je crediteurenpositie? Om te vergelijken met branchegenoten geven de INretail omzetmonitoren je inzicht. Voor Wonen, Mode, Schoenen en Sport bieden we een eigen omzetmonitor. De benchmarkcijfers van Retailinsiders vormen daarbij ook een mooie bron om de resultaten van jouw onderneming te vergelijken met de resultaten van vergelijkbare ondernemingen.
Eisen aan administratie
Je bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en die moet je ook bewaren. De belastingdienst stelt eisen aan de administratie. Deze zaken moet je er in opnemen:
- ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
- transactieoverzichten
- kasadministratie
- contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
- urenadministratie
- reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
- belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
- modelovereenkomst (voorheen VAR)
- bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten
Je administratie bewaren
De bewaartermijn voor de basisgegevens van je administratie is minimaal 7 jaar. Onder de basisgegevens vallen in ieder geval:
- debiteuren- en crediteurenadministratie
- in- en verkoopadministratie
- grootboekgegevens
- voorraadadministratie
- loonadministratie
Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is de bewaartermijn minimaal 10 jaar. Bewaar je de gegevens digitaal? Dan moet je ervoor zorgen dat de programma’s en bestanden tijdens de bewaartermijn ook toegankelijk blijven.
Digitaal boekhouden of op papier
Met de Belastingdienst kun je afspreken (hoe gedetailleerd) je jouw gegevens digitaal of op papier bewaart. Dit document van de belastingdienst kan daarvoor een startpunt zijn. Bewaar je jouw facturen, bonnen en andere belangrijke documenten digitaal? Maak dan digitale mapjes per kalenderjaar en voor elk jaar een nieuwe map. Papieren documenten kan je scannen en zo ook in de map bewaren.
Boekhouding uitbesteden of zelf doen
Je kunt zelf je administratie beheren, of deze uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Wil je het zelf doen, maak dan gebruik van een online boekhoudpakket en reserveer een vast moment per week om de administratie bij te werken. Je kunt uiteraard de administratie uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Deze financiële specialisten helpen met het opzetten van je administratie, geven advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen. Een goede boekhouder of accountant betaalt zich vaak terug.
Verschil accountant en boekhouder
Een accountant werkt meestal voor grote(re) bedrijven, maar soms ook voor kleinere mkb bedrijven en zzp’ers. Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en valt onder het tuchtrecht. Je bent verplicht om te kiezen voor een accountant als je meer dan 50 werknemers hebt, € 12 miljoen omzet en € 6 miljoen balanstotaal. Een boekhouder of administrateur helpt je vooral bij je bedrijfsadministratie, maar geeft meestal geen advies. Hij is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en heeft geen verplichte opleiding gevolgd.
Handige boekhoudtips!
- Download hier gratis het ‘Handboek Ondernemen’ van de Belastingdienst. Het boek maakt je wegwijs in de fiscale rechten en plichten en legt uit welke eisen de Belastingdienst aan de administratie van je bedrijf stelt.
- Wil je je zelf ontwikkelen op het gebied van financieel inzicht of het bijhouden van je boekhouding, dan is Qredits bijvoorbeeld een partij die hier trainingen voor aanbiedt. Op deze pagina tref je meerdere interessante trainingen aan waaronder boekhouden basis en boekhouden gevorderd.
Contracten en zakelijke overeenkomsten
In je administratie is het ook belangrijk om een compleet overzicht van alle lopende verplichtingen te hebben. Denk aan:
- huurovereenkomst
- arbeidsovereenkomsten
- automatisering
- website/webshop
- accountant/boekhouder
- verzekeringen
- leveranciers
- energie
- etc.
Door deze te borgen in je administratie houd je overzicht op de looptijden en kan je makkelijk zien of voorwaarden nog aantrekkelijk zijn of opnieuw overwogen moeten worden.
AVG
Het is een wettelijke verplichting om aan de privacywet te voldoen. Naast het belang dat klanten hierbij hebben is het ook in eigen belang om goed in beeld te hebben waar data van de onderneming is opgeslagen, hoe het beveiligd is en om actief na te denken over betere omgang en opslag van persoonsgegevens.
Bewaartermijnen administratie
Op basis van de AVG en afgeleid uit andere wetgeving zijn er specifieke bewaartermijnen voor de personeels- en salarisadministratie. Gegevens uit de salarisadministratie moeten gedurende 7 jaar nadat de medewerker uit dienst is gegaan worden bewaard. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs gedurende 5 jaar.
Voor andere gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn 2 jaar nadat het dienstverband is geëindigd. Gegevens mogen ook langer worden bewaard, bijvoorbeeld als er een arbeidsconflict is geweest of er een rechtszaak loopt.
Handige AVG-tips
- Een stappenplan om de basis op orde te krijgen vind je hier: Basisverplichtingen privacywetgeving – INretail
- De 5 basisprincipes van digitaal ondernemen download je hier.
- Zorg dat je altijd een goede back up hebt! Hoe je dat doet? Dat lees je hier.
