In veel huurovereenkomsten voor winkelruimte is bepaald dat naast de huurprijs de huurder ook servicekosten moet betalen. Deze servicekosten hebben betrekking op de door de verhuurder te leveren zaken of diensten. Veelal wordt een bepaald bedrag bij wijze van voorschot bij de maandelijkse huurbetaling opgeteld.
Bij het aangaan van de huurovereenkomst is het belangrijk om goede afspraken te maken over de wijze waarop de servicekosten zullen worden berekend en wanneer deze worden afgerekend. Niet zelden ontstaat er na verloop van tijd discussie over het wijze van berekenen en afrekenen. Ook komt het vaak voor dat er in het geheel niet jaarlijks wordt afgerekend.
Gemeenschappelijke ruimtes
Bij een bedrijfsgebouw waar sprake is van gemeenschappelijke ruimtes (bijvoorbeeld in een winkelcentrum) is het van belang om te kijken hoe de servicekosten worden verdeeld over de verschillende huurders. Soms blijkt dat de ene huurder in verhouding veel meer betaalt dan een andere huurder in hetzelfde gebied.
Tussenmeters
Indien meerdere huurders (van verschillende gehuurde ruimtes) stroom en/of gas vanaf eenzelfde meter krijgen, is het niet altijd eenvoudig om een goede of eerlijk verdeelsleutel vast te stellen voor de afrekening van de kosten.
Een verdeelsleutel wordt vaak aan de hand van het vloeroppervlakte of inhoud van de verschillende units, maar ook het verwachte gebruik van de andere huurders vastgesteld. Bedenk goed dat de hoedanigheid van een medehuurder en het verbruik van energie na verloop van tijd kan wijzigen.
In de overeenkomst kun je laten opnemen dat één van beide partijen tussenmeters zal plaatsen en dat aan de hand daarvan de kosten van de energienota zullen worden verdeeld. Zorg er ook voor dat de afspraken (bijvoorbeeld de afspraak dat er een tussenmeter voor gas, water of elektra zal worden geplaatst) ook daadwerkelijk worden nagekomen. Te vaak zien wij dat de oplossing wel in de huurovereenkomst is beschreven, maar dat de uitvoering niet tot stand is gekomen.
Eindafrekening
Als je voorschotten betaalt voor servicekosten, vraag dan bij de verhuurder ook steeds (jaarlijks) om een eindafrekening. Het opstellen van een eindafrekening wordt namelijk vaak achterwege gelaten. Na een langere tijd is de juistheid van een eindafrekening bijna niet meer te controleren en als blijkt dat de huurder nog moet bijbetalen, is dit vaak een onverwachte kostenpost.
Het is dus verstandig met de verhuurder af te spreken dat een eindafrekening binnen een periode van bijvoorbeeld 12 maanden na afloop van een (kalender)jaar zal worden verstrekt, waarbij ook inzichtelijk wordt gemaakt wat de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn en hoe de verdeling over de verschillende huurders is gespreid. Dit kan voorkomen dat er na een lange tijd nog een vervelende discussie ontstaat. Hou er in ieder geval rekening mee dat verrekening van de servicekosten in beginsel nog tot vijf jaar terug kan plaatsvinden.
Tips
Praktische oplossingen om de verhuurder te bewegen om steeds tijdig een eindafrekening te laten verstrekken zijn:
- Het afspreken van het verval van de mogelijkheid om een naheffing op te leggen als er niet binnen 12 maanden een eindafrekening is verstrekt.
- Ook zou een sanctie (boete) kunnen worden opgenomen in de huurovereenkomst op het niet tijdig verstrekken van een eindafrekening.
Dergelijke voorstellen van de kant van de huurder zullen door de verhuurder mogelijk niet met open armen worden ontvangen. Een dergelijk voorstel kan wel een eerste aanzet zijn om toch nadere afspraken te maken over de eindafrekening.
Inzage daadwerkelijke kosten
Wat voor een verhuurder wellicht minder bezwaarlijk is, is het opnemen van een bepaling waarin de huurder gelegenheid wordt geboden om inzage te krijgen in de onderliggende stukken (boekenonderzoek) en een afspraak die verhuurder verplicht om marktconforme tarieven dient te bedingen bij haar leveranciers.
